Factuur doorbelaste kosten en btw

In 4 stappen een factuur maken met doorbelaste onkosten

Maak je onkosten die je zelf voorschiet en wil je dit doorbelasten aan jouw opdrachtgever? Volg dan het stappenplan om een juiste factuur te maken.

Stap 1 - Bepaal het btw-tarief van de geleverde dienst

Onkosten die jij doorbelast maken deel uit van de dienst die jij levert aan jouw opdrachtgever. Bepaal daarom eerst het btw-tarief van de geleverde dienst.

Welk btw-tarief moet ik gebruiken?

Stap 2 - Bedrag onkosten bepalen

Je bent vrij om afspraken te maken met jouw opdrachtgever welk bedrag jij in rekening gaat brengen. Meestal is het gebruikelijk dat je alleen de daadwerkelijke kosten in rekening brengt. Dit kan op 2 manieren:

1. Jij krijgt de btw terug van de onkosten

Het bedrag van de onkosten zet je exclusief btw op de factuur.

2. Jij krijgt geen btw terug van de onkosten

Het bedrag van de onkosten zet je inclusief btw op de factuur.

Nadeel

Het nadeel van deze wijze is dat je de btw-regels moet kennen. Bij elke kostensoort moet je uitzoeken of je de btw mag terugvragen. Bij eten en drinken in een horecagelegenheid mag je bijvoorbeeld nooit btw terugvragen, ook al is het 100% zakelijk.

Makkelijk

Je kan ook afspreken om altijd het bedrag inclusief btw te declareren. Vaak zul je dan teveel declareren. Het is de vraag of dit erg is. Je moet immers alles voorschieten en veel administratie doen. Jouw boekhouder zal de kosten van de administratie ook aan jou doorbereken.

Stap 3 - Onkosten op factuur plaatsen

• Zet het juiste bedrag op de factuur (zie hiervoor stap 2)
• Bereken de btw over de onkosten, gebruik hiervoor het btw-tarief uit stap 1

Aandachtspunt

• Het btw-tarief op jouw factuur staat dus los van het btw-tarief van de onkosten.
• Het btw-tarief op jouw factuur staat dus los van het bedrag van de onkosten (inclusief of exclusief btw).

Achtergrond

De onkosten op jouw factuur verhogen de omzet en dus ook de winst. In de volgende stap ga je de winst verlagen.

Stap 4 - Originele bonnen aanleveren aan eigen boekhouder

Lever de originele bonnen aan bij je eigen boekhouder. Hij vraagt de btw voor je terug

Achtergrond

Jij boekt de onkosten in jouw eigen administratie als kosten. Je verlaagt hiermee de winst. 

Algemene tips

• Voorkom dat je kosten moet voorschieten, dit scheelt veel werk. Het kost jou alleen maar geld om kosten voor te schieten.
• Vraag aan je boekhouder of je de btw terugkrijgt van de onkosten. Bij twijfel kun je het beste de onkosten inclusief btw declareren.