Home » Fiscale kennisbank » Aftrekposten ZZP » Zakelijk kopen van particulier

Kan ik de kosten van 2e hands artikelen aftrekken en hoe toon ik dat aan?

In dit artikel leg ik uit hoe om te gaan met zakelijke aankopen gekocht bij een particulier.  Denk hierbij bijvoorbeeld via een advertentiesite als Marktplaats.

Kan ik 2e hands artikelen / goederen die ik zakelijk heb gekocht van een particulier aftrekken van de belasting?

Ja, je kan deze kosten aftrekken van je omzet. De Belastingdienst zegt het volgende over zakelijke kosten:

"Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben."

 

Het gaat er dus om dat het aangeschafte artikel nodig is voor jouw bedrijf. Dat je dit artikel van een particulier hebt gekocht is niet relevant.

Hoe kan ik zakelijke kosten aantonen?

Zakelijke kosten kun je op twee manieren aantonen:

  • via een bon/factuur

  • Via een bankbetaling

 

Het sterkst is als je de bon/factuur betaalt via de bank.

 

Bij het aanschaffen van 2e hands artikelen kan het lastiger zijn om aan te tonen dat je een aankoop hebt gedaan voor zakelijke doeleinden. Het is echter wel belangrijk om dit aan te tonen. Je wilt immers het tweedehands artikel opvoeren als kosten en aftrekken van je opbrengsten zodat je minder inkomstenbelasting betaalt.

 

In het onderstaande stuk leg ik voor iedere situatie uit hoe je jouw aankoop kunt aantonen en verwerken in de administratie. Er zijn vier situaties:

  • Situatie 1: koop aan de hand van advertentie, per bank betaald
  • Situatie 2: koop aan de hand van advertentie, contant betaald
  • Situatie 3: aankoop zonder advertentie
  • Situatie 4: aankoop al verricht, advertentie is verwijderd

Situatie 1

Ik wil aan de hand van een advertentie (bijv. Markplaats) 2e hands artikelen kopen voor mijn bedrijf. Hoe kan ik dit aantonen aan de Belastingdienst.

Betaal via de bank, daarnaast print je de advertentie uit en schrijf de volgende zaken op de advertentie:

  • De overeengekomen prijs (deze wijkt vaak af van de advertentieprijs);
  • De betaalwijze;
  • De datum van de koop;
  • Jouw naam en handtekening ;
  • Naam verkoper en handtekening.

 

Stuur de advertentie met aanvullende gegevens naar je boekhouder. Hij kan dit nu verwerken als een bon.

Situatie 2

Ik wil zakelijk 2e hands spullen aanschaffen via Marktplaats maar de verkoper accepteert alleen maar contant. Hoe kan ik mijn aankopen aantonen aan de Belastingdienst?

Doe hetzelfde als in situatie 1, alleen betaal je nu contant en schrijf je dit ook op de advertentie. De ondertekende advertentie geldt nu als betalingsbewijs (kwitantie) en kan verwerkt worden door jouw boekhouder. 

Situatie 3

Ik wil zakelijk 2e hands spullen aanschaffen zonder dat er een advertentie is. Hoe kan ik dit aantonen aan de Belastingdienst?

Betaal via de bank en maak zelf een bon. Vermeld de volgende zaken op de bon:

  • Een omschrijving van het artikel of de goederen;
  • De overeengekomen prijs;
  • De betaalwijze;
  • De datum van de koop;
  • Jouw naam en handtekening ;
  • Naam verkoper en handtekening.

 

Als je contant betaalt dan vermeld je dit op de bon.

 

Tip!

Gebruik een bonnenboekje als je veel van particulieren koopt.  

Situatie 4

Ik heb aan de hand van een advertentie (Marktplaats) tweedehands artikelen gekocht voor mijn bedrijf.  De advertentie is echter verwijderd en ik heb geen contactgegevens meer van de verkoper. Hoe kan ik dit aantonen aan de Belastingdienst.

Dit is een situatie die je altijd moet voorkomen, de kans bestaat dat de inspecteur de kosten niet accepteert.

 

Mijn advies is om een verklaring te schrijven met de volgende onderdelen:

  • dat je het artikel of de goederen hebt gekocht voor zakelijke doeleinden;
  • Een omschrijving van het artikel of de goederen;
  • De overeengekomen prijs;
  • De betaalwijze;
  • De locatie van de koop;
  • De datum van de koop;
  • Jouw naam en handtekening.

 

Mocht je een controle krijgen van de Belastingdienst dan kun je laten zien dat het artikel in jouw bezit is samen met de verklaring. Of je laat de verkoopfactuur zien waarop je het ingekochte artikel hebt verkocht.

 

Eventueel zou je zelfs nog een foto kunnen maken van het artikel.


Algemene vragen

De verkoper wil geen handtekening plaatsen, kan ik de kosten nog steeds aftrekken van de belasting?

Ja, je kunt de aanschaf nog steeds aftrekken van de belasting. Er is namelijk niets veranderd aan de feitelijke situatie (je koopt iets voor zakelijke doeleinden). De bewijslast is alleen minder sterk.  

Hoe zit het met de btw en 2e hands artikelen? Kan ik de btw hiervan terugvragen?

Koop je het 2e hands artikel van een particulier?

Particulieren brengen geen btw in rekening over de verkoopprijs. Je kan dus ook geen btw terugvragen. Het gehele aankoopbedrag trek je af voor de inkomstenbelasting.

 

Koop je het 2e hands artikel van een ondernemer?

Ondernemers zijn verplicht om btw in rekening te brengen, ook al zijn het 2e hands artikelen. Het btw-bedrag vraag je terug en het bedrag exclusief btw trek je af voor de inkomstenbelasting. Let op dat je een bon of factuur ontvangt met het btw-bedrag. 

Hoe zit het met de btw en het verkopen van 2e hands artikelen?

Zie het artikel Verkopen van 2e hands artikelen.

Wat gehad aan het dit artikel? Deel het met anderen. 


Auteur: Adil Raijoul

Boekhouder en oprichter van Adil Administratie.nl.

 

Ik help zzp'ers en (online) ondernemers in heel Nederland met hun administratie en belastingen.

 

Administratie en belastingen zijn ingewikkeld. Met mijn diensten kun je zorgeloos zzp'en en ondernemen.


Reacties

Youssed
13 dagen geleden

Beste Adil,

Ik zit met het volgende,

Nou wil ik een motor aanschaffen voor mijn bedrijf om deze vervolgens zakelijk te gaan gebruiken. Echter betreft het een duitse motor die via de duitse www.mobile.de verkocht word. (De duitse marktplaats). Deze zal dan worden ingevoerd in NL

Het gaat ook hier om een tweedehandse motor, gelden dan dezelfde regels zoals je hierboven hebt uitgelegd om uiteindelijk de kosten af te kunnen trekken van de inkomsten van het bedrijf ? Dus, verkoopovereenkomst maken - ondertekenen met de verkoper - het liefst via de bank betalen-

Ik hoor graag van je,

Groet,

Youssef Bouchikhi

Reageer
Adil Raijoul
11 dagen geleden

Beste Youssef,

Inderdaad.

Waarschijnlijk wordt het lastig om via de zakelijke rekening te betalen omdat je dan niet tegelijk kunt 'oversteken'.

Ik zou de advertentie printen en alle zaken erop schrijven zoals beschreven in situatie 1.

Succes!

Groet,

Adil

Adil
8 maanden geleden

3. Nieuw kopen is voordeliger omdat als ik 2e hands artikelen verkoop, ik 21% btw moet afdragen.

Deze gedachtegang klopt niet. Een ondernemer wordt niet rijker of armer van de btw.

De btw die je hebt betaald aan anderen, krijg je terug. De btw die je ontvangen hebt van anderen, betaal je aan de Belastingdienst. Het saldo is dus 0.

Je geeft aan dat je de btw niet kunt terugvragen als je koopt van een particulier. Dit klopt. Je hebt namelijk ook geen btw betaald. Je ondervindt hier dus geen nadeel van.

Het klopt dat je over de verkoop btw moet rekenen, maar dit is zowel als je nieuwe of 2e hands artikelen verkoopt.

Een veelgemaakte fout bij startende ondernemers is dat ze de verkoopprijs verkeerd bepalen en hierdoor zelf de btw betalen. Het bepalen van de verkoopprijs met btw doe je in 3 stappen:
1. Stel jezelf de vraag: hoeveel wil ik verdienen?
2. Tel het bedrag van vraag 1 op bij de inkoopprijs
3. Bereken over het bedrag van stap 2 de btw (uitkomst stap 2 x 1,21)

De afnemer betaalt nu de btw, ongeacht of dit een ondernemer of particulier is.

Conclusie: bij de keuze nieuw of 2 hands speelt de btw geen rol.

Let op: bij het verkopen van 2e hands artikelen wordt de btw anders berekend. Zie
https://www.adiladministratie.nl/fiscale-kennisbank/btw/verkopen-van-2e-hands-artikelen

Reageer
Adil Raijoul
8 maanden geleden

2. Ik heb 2e hands artikelen gekocht zonder bewijsstukken, hoe kan ik dat het beste oplossen?

Het is belangrijk om te weten dat voor de inkomstenbelasting je vrij bent in de wijze waarop je de kosten aantoont. Dit is anders voor de omzetbelasting, hier gelden strenge wettelijke regels voor het terugvragen van de btw.

In dit artikel probeer ik slechts tips te geven hoe je de administratie kan inrichten om discussie met de Belastingdienst te voorkomen. Maar dit wil niet zeggen dat je verplicht bent om de administratie ook zo in te richten.

Wat je bijvoorbeeld kunt doen is een overzicht maken van de ingekochte goederen. In dit overzicht vermeld je de volgende gegevens:
- Omschrijving van het artikel
- Inkoopdatum
- Inkoopprijs

Vervolgens gebruik je dezelfde omschrijving in de verkoopfactuur als je het 2e hands artikel gaat verkopen.

Je kunt nu op basis van een verbandscontrole aantonen dat je de 2e hands spullen hebt ingekocht.

Reageer
Adil Raijoul
8 maanden geleden

1. Is een particulier verplicht om zijn inkomen op te geven als hij een kwitantie tekent?

Voor het opgeven van het inkomen is het niet relevant of de particulier wel of niet een kwitantie tekent.

Voor het opgeven van het inkomen wordt er gekeken of er sprake is van een bron van inkomen. Bekijk het artikel hierover.
https://www.adiladministratie.nl/fiscale-kennisbank/inkomstenbelasting/bron-van-inkomen

Bijvoorbeel:
Je koopt een auto van een particulier voor je bedrijf. Je maakt een kleine verkoopovereenkomst zodat alles netjes op papier staat.

In dit geval is er geen sprake van een bron van inkomen voor de particulier en hoeft hij het inkomen dus ook niet op te geven.

Ook al zou er wel sprake zijn van een bron van inkomen (bijvoorbeeld als de particulier structureel zaken verkoopt om er winst mee te maken), dan nog hoeft u dit niet te bespreken met de verkoper. Het is namelijk de verantwoordelijkheid van de verkoper om dit netjes op te geven.

Jij bent alleen geïnteresseerd in het aantonen van uw kosten zodat je deze kan aftrekken van jouw opbrengsten.

Reageer
Adil
8 maanden geleden

Beste Mart,

Bedankt voor je reactie en je vragen/opmerkingen.

Ik zal je vragen vragen/opmerkingen één voor één behandelen. Uit jouw reactie begrijp ik de volgende 3 vragen/opmerkingen:

1. Is een particulier verplicht om zijn inkomen op te geven als hij een kwitantie tekent?

2. Ik heb 2e hands artikelen gekocht zonder bewijsstukken, hoe kan ik dat het beste oplossen?

3. Nieuw kopen is voordeliger omdat als ik 2e hands artikelen verkoop, ik 21% btw moet afdragen.

Ik behandel elke onderwerp in een aparte reactie.

Reageer
Mart
8 maanden geleden

Beste Adil, ik was aan het Googlen hoe je nou het beste als ondernemer iets van een particulier kan kopen en hoe je dit administratief het beste kan doen.

Je voorbeelden zijn erg duidelijk, erg overzichtelijk. Wat ik wel wil opmerken / vragen is het volgende:

Wanneer een particulier je kwitantie ondertekend, is hij/zij verplicht deze extra inkomensten op te geven bij zijn/haar belastingaangifte. Ik denk dat je dit als ondernemer ook moet mededelen aan de particulier, maar dan zal hij/zij het liever niet ondertekenen of van de verkoop af willen zien.

Wat je zegt kun je dan een verklaring te maken, hier hoeft dus helemaal geen enkele naam van de particulier in genoemd te worden, alleen de plaats van aanschaf.

Ik heb zo de afgelopen weken het een en ander gekocht, maar was toen nog niet op de hoogte van dit alles. Dus ik moet achteraf verklaringen gaan schrijven, of dat dan goed overkomt weet ik ook niet :)

Wat trouwens ook nog wel belangrijk is om te vermelden is dat wanneer ik nu iets 2e hands koop, het op de balans zet, maar wanneer ik het verkoop aan een particulier of andere ondernemer moet ik hier vervolgens wel 21% van afdragen. Ondanks dat je de BTW niet hebt kunnen aftrekken bij aankoop bij de particulier op een bedrag van 1000 Euro loopt dat dan wel weer op. En is gewoon nieuw kopen uiteindelijk voordeliger in alle opzichten, maar je moet het wel kunnen uitgeven op dat moment als starter. Het blijft lastig vind ik.

Reageer
Adil Raijoul
9 maanden geleden

@ Roberto:
Fijn om te horen, ik heb dit artikel geschreven aan de hand van meerdere vragen van mijn klanten.

Reageer
Roberto
9 maanden geleden

Goed artikel, erg duidelijk door de voorbeelden! Erg goed vanuit uw klanten gedacht!

Reageer
Adil Raijoul
een jaar geleden

@ Rob en Wietze: graag gedaan, laat gerust een reactie achter als er nog vragen zijn.

Groet, Adil

Reageer
Rob
een jaar geleden

Dankjewel, duidelijk verhaal.

Reageer

Reactie plaatsen